Kiat Sukses Vendor Management

By Hadi Djumhana, SE.MM

Welcome Semen Indonesia Team Bilding

Catatan : 

Review Vendor Management disampaikan dalam fase training dengan para pemangku kebijakan yang bertempat di Jogyakarta

Objective

Meningkatnya kompleksitas dunia bisnis menuntut kemampuan semua lini agar bisa mendukung keunggulan kompetitif perusahaan. Tak terkecuali di bagian Procurement, yang bisa berperan melalui penerapan vendor management yang mengoptimalkan value network dengan vendor strategis untuk menghasilkan end to end solution. 

Melalui vendor management, maka hubungan dengan vendor dapat dibangun sebagai mitra strategis untuk memperkuat bisnis kedua belah pihak sehingga dapat tumbuh bersama. Negosiasi dilakukan tidak untuk mendapatkan harga serendah mungkin namun ke arah total cost of ownership yang focus pada value.

 

Narasi

• Proses pengadaan barang dan jasa pada umumnya lebih dari sekedar mendapatkan harga termurah. 
• Seringkali dengan mengutamakan harga termurah, maka mengakibatkan perusahaan akan mendapatkan kualitas yang rendah. Untuk jangka panjang, kualitas rendah akan merugikan perusahaan itu sendiri. 
• Melalui vendor management akan fokus pada kualitas (quality, cost & delivery) sesuai spesifikasi dan harga yang telah disepakati - dengan kata lain, fokus kepada value & on time delivery (Kanban system)
• Bila vendor selalu mengedepankan pada kualitas barang/jasa yang dihasilkan, maka customer  akan menaikan rating vendor pada saat melakukan audit guna referensi dalam Quality Supplier List. 
• Dengan demikian sebaiknya vendor diperlakukan sebagai “mitra-kerja”, karena dengan konsep ini perusahaan akan selalu terjaga dari kecurangan dan kerugian. 

Vendor Management

Sistem pelaksanaan pengelolaan vendor/rekanan yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari proses pengadaan baik secara electornic (e-Procurement) maupun manual, sesuai kebijakan perusahaan mulai dari proses inquiry, negotiation, penerbitan PO sampai dengan kedatangan barang yang dipesan.

Tujuan Vendor Management

1. Meningkatkan value for money dari vendor
2. Memastikan vendor dapat memiliki kinerja selaras dengan tujuan bisnis perusahaan dengan targetnya yaitu pasokan datang tepat waktu, tepat jumlah, tepat kualitas dan tepat tujuan.
3. Mengelola hubungan dengan vendor agar vendor bisa mendukung strategi perusahaan.

Proses Vendor Management

1. Menyusun data base vendor
2. Menyusun analisa dan resiko (vendor analysis & risk assessment)
3. Seleksi vendor (vendor selection)
4. Negosiasi (negotiation)
5. Menyusun kontrak kerja yang dituangkan dalam Service Level Agreement (contract management)
6. Evaluasi kinerja vendor (vendor performance management)
7. Pembinaan vendor (vendor development)
8. Implementasi rencana perbaikan berkesinambungan (join improvement)

Monitoring & Control

1. Setelah hubungan dengan vendor dimulai, jangan berasumsi bahwa semuanya berjalan sesuai rencana dan dijalankan persis seperti yang ditentukan dalam kontrak/Purchase Order.
2. Kinerja vendor harus selalu dipantau sejak awal. Ini harus mencakup persyaratan yang paling penting dalam bisnis.
3. Misalnya: waktu pengiriman, kualitas pelayanan yang dilakukan, penyelesaian pesanan, waktu jawab panggilan, dll.

Tip Sukses Vendor Management

1. Keterbukaan Informasi
2. Komitmen
3. Vendor sebagai mitra strategis
4. Membangun kerjasama yang panjang
5. Memahami bisnis vendor
6. Dalam melakukan negosiasi win-win agreement
7. Semangat bersama untuk menghasilkan Value

# Salam SUKSES

Management is efficiency in climbing the ladder of success; leadership determines whether the ladder is leaning against the right wall (Stephen Covey)